Cara Otomatis BCC Diri Anda di Outlook
BCCing sendiri adalah hal yang sangat berguna untuk menindaklanjuti email. Jika Anda lebih suka memiliki email yang Anda kirim di kotak masuk Anda, biasanya untuk tujuan menindaklanjutinya, menambahkan alamat email Anda sendiri sebagai BCC adalah pilihan yang tepat. Namun, orang sering mengabaikan hal ini saat mengirim email penting, yang menyebabkan mereka lupa untuk menindaklanjuti. Ini dapat dengan mudah menyebabkan masalah di telepon.
Untungnya, ada cara untuk melakukan BCC secara otomatis setiap kali Anda mengirim email, yang merupakan cara pasti untuk memastikan bahwa Anda menindaklanjuti setiap email. Namun, mengaktifkan self-BCCing otomatis tidak terlalu mudah. Ini melibatkan pembuatan aturan di Outlook.
Kelola Aturan & Lansiran
BCC dan CC otomatis adalah hal besar di Outlook. Meskipun Anda harus mengunduh add-on baru untuk akun email berbasis browser Anda untuk mencapai ini, Microsoft Outlook memungkinkan Anda membuat aturan. Fitur aturan ditemukan di bawah Kelola Aturan & Lansiran opsi menu di bagian tengah atas layar, di Rumah tab, di bawah Aturan ikon.
Klik Kelola Aturan & Lansiran dan Anda akan melihat jendela baru yang memberi Anda opsi untuk membuat aturan baru. Klik Aturan baru di sudut kiri atas jendela ini. Anda akan melihat 3 kategori: Tetap Terorganisir, Tetap terkini, dan Mulai dari aturan kosong. Pilih Terapkan aturan pada pesan yang saya kirim di bawah Mulai dari aturan kosong kategori.
Kondisi
Di jendela Rules Wizard, Anda dapat memilih email apa yang akan dikirimkan kepada Anda sebagai BCC. Misalnya, dengan memeriksa dengan kata-kata tertentu dalam subjek opsi, Anda membuat aturan BCC otomatis untuk email dengan kata-kata tertentu yang Anda sebutkan.
Karena Andalah yang mengirim email, Anda dapat menggunakan opsi pintar ini untuk mengurutkan email Anda secara otomatis. Anda dapat menambahkan kata “Tindak lanjut” ke dalam daftar kata tertentu dan menandai email yang perlu ditindaklanjuti dengan kata tersebut.
Ada juga banyak kondisi menarik lainnya yang dapat Anda atur untuk email Anda. Jika Anda ingin semua email yang Anda kirim disimpan di kotak masuk Anda sebagai BCC, cukup klik Lanjut, tanpa mencentang salah satu kotak yang terdaftar.
Pengecualian
Pengecualian pada dasarnya adalah kebalikan dari Ketentuan di sini. Seperti yang mungkin sudah Anda duga, di sinilah Anda menguraikan situasi di mana Anda tidak ingin memasukkan diri Anda sebagai BCC. Anda dapat mengikuti contoh yang sama dari atas dan menggunakan kecuali jika subjeknya mengandung kata-kata tertentu opsi untuk menambahkan pengecualian. Dalam contoh ini, Anda mungkin menggunakan perintah "non-follow-up", tetapi ini mungkin membuat kekacauan dan bahkan kesalahan, karena kata-kata tindak lanjut sudah menjadi bagian dari kondisi Anda.
Anda mungkin lebih baik dengan kecuali jika dikirim ke orang atau grup publik atau kecuali jika ditugaskan ke kategori apa pun pengecualian.
tindakan
Di sinilah Anda "memprogram" tindakan yang aturan ini berlaku. Artinya, di sinilah Anda memilih apa yang terjadi pada email yang telah Anda tetapkan kondisinya. Anda ingin memastikan bahwa email yang dikirim oleh Anda sendiri berakhir di kotak masuk Anda, tetapi, sayangnya, otomatisasi perintah BCC langsung tidak ada di sini. Ini tidak berarti bahwa Anda tidak dapat meniru BCC.
Pertama-tama, pilih Cc pesan ke orang atau grup publik di langkah Tindakan dari Wizard Aturan. Sekarang, klik orang atau kelompok publik dan masukkan alamat email Anda. Ini adalah bagaimana Anda memastikan bahwa email yang Anda kirim yang memenuhi ketentuan yang ditetapkan akan berakhir di kotak masuk Anda. Jika Anda tidak ingin alamat email Anda muncul secara publik di email yang Anda kirim, periksa Pindahkan salinan ke opsi folder yang ditentukan pada langkah pertama, klik Folder yang Ditentukan link, dan pilih kotak masuk Anda.
BCC di Kotak Masuk Anda
Mengubah email Anda sendiri agar sesuai dengan kebutuhan Anda akan memberi Anda keuntungan besar dalam pekerjaan Anda. Ini akan memastikan bahwa kotak masuk Anda disortir dengan baik dan organisasi yang baik sangat penting dalam setiap lini pekerjaan. Tentu saja, Outlook's Rules Wizard memiliki lebih banyak kasus penggunaan daripada hanya menyiapkan BCC otomatis. Namun, perencanaan dengan hati-hati dan memastikan bahwa pengecualian dan ketentuan tidak tumpang tindih dan mencakup jenis email yang tepat sangat penting.
Aturan BCC otomatis yang dibuat dengan baik dapat banyak membantu Anda dalam menyortir kotak masuk Anda. Namun, jika Anda melakukannya dengan buruk, Anda mungkin membanjiri kotak masuk Anda, menciptakan dan masalah yang lebih besar daripada yang Anda ingin pecahkan.
Apakah Anda menggunakan BCC otomatis di Outlook? Bagaimana Anda mengaturnya? Pengecualian dan ketentuan apa yang Anda gunakan dan aturan lain apa yang Anda buat?
