isupportou.com

Email bisa menjadi hal yang sulit untuk dikelola. Di lingkungan kerja, Anda harus menyimpan kotak masuk yang terorganisir untuk menjaga efisiensi. Kotak masuk yang berantakan dapat menimbulkan rasa sakit yang cukup besar, terutama ketika Anda terpaksa menelusuri tumpukan email lama yang mungkin tidak lagi Anda perlukan. Pada suatu waktu, email-email lama itu mungkin memiliki tujuan tetapi sejak itu berubah menjadi rintangan tambahan ketika mencari email tertentu. Kotak masuk yang penuh dengan spam benar-benar dapat menghilangkan kemampuan Anda untuk mengelola perpustakaan email Anda, dan meskipun ada banyak cara untuk mencegah email Anda masuk ke daftar spam tambahan—kami sarankan untuk mengirim email Anda secara anonim—Anda masih harus menghapus pesan spam lama yang masuk ke kotak masuk Anda sejak awal.

Untuk menghindari banyak konsumsi waktu, saya tidak akan merekomendasikan mencoba menghapus semua email lama Anda secara manual. Sebagai gantinya, berkat bantuan filter, Anda dapat menghapus email tersebut lebih cepat. Dengan membuat filter, Anda dapat menghapus pesan lama berdasarkan kerangka waktu yang ditentukan. Satu-satunya masalah yang dapat saya lihat dengan menggunakan filter adalah filter tersebut hanya berlaku untuk pesan yang baru diterima. Anda dapat menerapkan filter di masa mendatang untuk memastikan tumpukan tidak terjadi untuk kedua kalinya, tetapi bagaimana dengan email yang mengisi kotak masuk Anda sekarang?

Hapus Otomatis Email Lama di Gmail

Ada beberapa hal yang perlu diperhatikan dalam hal membersihkan diri Anda dari email lama yang tidak lagi diperlukan yang mengganggu kotak masuk Gmail Anda. Saya akan membahas cara menyiapkan filter, menerapkannya untuk penggunaan di masa mendatang, dan cara menghapus semua email lama saat ini menggunakan add-on Gmail, Email Studio .

Menyiapkan Filter Anda

Hal pertama yang pertama, mari kita atur Filter .

Memulai:

1. Masuk ke akun Gmail Anda dengan kredensial yang diperlukan.
2. Temukan ikon Cog/Gigi. Ini adalah Setelan Gmail menu dan dapat ditemukan di sudut kanan atas jendela. Klik ikon ini lalu pilih Pengaturan dari menu tarik-turun.
3. Klik ke tab "Filter" dan kemudian klik Buat filter baru .
4. Di kotak input "Memiliki kata-kata", ketikkan yang berikut - lebih tua_dari:x di mana "x" adalah jangka waktu pesan yang ingin Anda hapus. Ini akan menjadi angka yang diikuti dengan huruf. Surat-surat yang mengikuti akan berkaitan dengan kerangka waktu. Anda harus menggunakan "d" selama berhari-hari, "w" selama berminggu-minggu, dan "m" selama berbulan-bulan. Contohnya adalah lebih tua_dari:3d jika Anda ingin menghapus email yang lebih lama dari tiga hari.
5. Selanjutnya, klik Buat filter dengan pencarian ini tombol.
6. Isi kotak berlabel "Hapus" dan "Terapkan juga filter ke" dengan tanda centang dengan mengkliknya.
7. Terakhir, klik Buat filter untuk menyaksikan semua email lama Anda, berdasarkan tanggal yang baru saja Anda tetapkan, pindahkan dari kotak masuk Anda ke folder sampah Anda.

Saat pesan dihapus di Gmail, pesan tersebut tidak langsung hilang dari keberadaannya. Sebagai gantinya, Anda dapat menemukannya di folder Sampah Anda. Ini berarti bahwa email tersebut akan tetap diperhitungkan terhadap kapasitas data Anda secara keseluruhan. Untuk menghapusnya secara keseluruhan, Anda dapat menunggu Gmail menghapusnya secara otomatis setelah 30 hari atau menghapusnya sendiri sekarang. Untuk melakukan yang terakhir, klik pada Sampah folder dan kemudian klik tautan Kosongkan Sampah Sekarang .

Filter untuk Penghapusan Mendatang (Aplikasi Ulang)

Judul artikel ini berurusan dengan penghapusan otomatis. Sayangnya, filter tidak dapat dipicu secara otomatis. Anda harus kembali dan sekali lagi menerapkan filter ke kotak masuk Anda saat ini.

Untuk menerapkan kembali filter:

1. Kembali ke Pengaturan Anda dengan mengeklik ikon Roda Gigi/Gigi di kanan atas jendela Gmail dan memilih Pengaturan dari drop-down.
2. Klik tab "Filter".
3. Karena Anda telah membuat filter sebelumnya, sekarang Anda dapat mengklik Sunting , yang terletak di sebelah filter itu. Jika sebelumnya Anda telah membuat beberapa filter, Anda dapat dengan mudah menemukan filter yang Anda inginkan karena kriteria untuk setiap filter akan ditampilkan.
4. Klik Melanjutkan di bagian yang muncul dengan kriteria pencarian Anda. Ini akan menjadi layar yang mirip dengan yang muncul saat Anda mengatur filter asli.
5. Sekali lagi terapkan tanda centang pada kotak di samping “Juga terapkan filter ke”.
6. Kali ini, untuk mengaktifkan filter, klik Perbarui filter . Semua email lama Anda, yang disetel ke kerangka waktu yang ditentukan, sekarang akan dibawa ke Sampah map.

Studio Email

Email Studio hadir dengan fitur bagus yang secara otomatis akan menghapus semua email lama Anda dari pengirim tertentu atau yang berada di folder tertentu. Fitur Auto-Purge bawaan akan membantu menjaga kotak surat Gmail Anda jauh lebih teratur yang mengarah ke lingkungan kerja yang lebih efisien.

Dengan Email Studio, Anda dapat mengarsipkan dan menerapkan "Tandai sebagai Telah Dibaca" ke semua email yang saat ini ada di kotak masuk Anda yang telah ada selama lebih dari tiga bulan. Ini juga memungkinkan Anda untuk menghapus semua email secara permanen dari Sampah dan Spam folder secara otomatis setelah dua hari. Sebagai bonus tambahan tambahan, Pembersihan Otomatis menyertakan fitur berhenti berlangganan email yang dapat membantu Anda dengan mudah menghapus alamat email Anda dari salah satu milis buletin sial itu. Ada juga banyak lagi yang bisa dilakukan oleh add-on tetapi saya merasa bahwa yang telah disebutkan menyoroti dengan tepat apa yang kita butuhkan untuk artikel ini.

Paket dasar gratis untuk digunakan tetapi untuk mendapatkan hasil maksimal dari produk, versi premium ditawarkan dengan label harga tahunan $29. Pemutakhiran akan memungkinkan Anda untuk membuat beberapa set aturan pembersihan dan mencakup penjadwal email, penerusan, dan penjawab otomatis.

Siapkan dan Aktifkan Pembersihan Otomatis di Gmail

Jelas, hal pertama yang harus Anda lakukan adalah mengunduh dan menginstal add-on Email Studio. Setelah itu tercapai, Anda akan dapat melihat ikon Email Studio di bilah sisi kanan saat Anda membuka salah satu pesan email Gmail Anda.

Untuk menggunakannya:

1. Buka add-on Email Studio dan login menggunakan akun Gmail Anda.
2. Anda akan melihat daftar opsi. Dari opsi tersebut, pilih alat "Pembersihan Email".
3. Kemudian, klik Tambahkan aturan baru untuk membuat aturan (seperti yang Anda lakukan dengan Filter ).
4. Ada dua bagian untuk menyiapkan aturan – Anda harus menentukan kondisi dan kemudian tindakan. Pikirkan "sebab dan akibat". Tindakan akan dipicu setelah kondisi yang ditentukan terpenuhi.
5. Untuk menetapkan kondisi, Anda akan dapat menggunakan parameter pencarian lanjutan dalam Gmail seperti lebih baru dari atau memiliki: lampiran atau lebih besar dari . Gunakan ini untuk membantu Anda menemukan kecocokan yang tepat dengan email Gmail yang Anda inginkan Arsip , kirim ke Sampah , atau pindah ke folder lain.
6. Setelah aturan dibuat, klik tombol Menyimpan tombol. Email Studio sekarang akan beroperasi di latar belakang, melakukan run-check setiap jam melakukan tindakan yang ditentukan saat email memenuhi ketentuan yang terkait dengannya. Anda tidak perlu melakukan apa pun secara manual sama sekali.