isupportou.com

Mengirim email bisa menjadi proses yang rumit. Jika Anda mengirim pesan yang berhubungan dengan bisnis, Anda harus bersikap sehormat mungkin, mengirimnya ke guru anak Anda membutuhkan ketulusan, satu ke anggota keluarga bisa sesantai yang Anda inginkan dalam banyak kasus.

Email yang sempurna berarti konten Anda pendek dan langsung ke intinya sehingga lebih mudah dibaca. Sign-off Anda perlu mencerminkan hal itu tetapi juga menyampaikan maksud Anda. Baik Anda mengungkapkan rasa terima kasih atau mengharapkan tanggapan, kami akan membahas persetujuan email profesional yang sempurna terlebih dahulu.

Email Profesional

Seperti yang dinyatakan sebelumnya, jenis persetujuan yang Anda sertakan dalam email Anda akan bervariasi tergantung pada siapa Anda mengirimnya. Penting untuk mengingat audiens Anda saat mengirim segala bentuk komunikasi tertulis. Jadi tanpa basa-basi lagi, berikut adalah beberapa sign-off untuk disertakan dalam email profesional Anda.

"Saya berharap untuk mendengar dari Anda segera!"

Jenis email sign-off ini memungkinkan penerima mengetahui bahwa Anda mengharapkan balasan. Baik itu resume atau promosi penjualan, orang lain yang merespons adalah sopan, dan memasukkan ini ke dalam email Anda menyatakan bahwa Anda mengharapkan balasan. Anda dapat mengubahnya untuk mengatakan “Saya menantikan kesempatan untuk berbicara dengan Anda lebih jauh” juga.

“Waktu berharga Anda sangat dihargai”

Jika penerima Anda sedang bekerja, kemungkinan mereka tidak punya banyak waktu dan mereka menerima banyak email. Menyertakan tanda tangan ini adalah salah satu cara untuk mengungkapkan rasa terima kasih yang tulus yang memerlukan tanggapan yang sopan.

"Salam hangat!"

Salam hangat adalah cara yang bagus untuk mengakhiri email karena sopan dan profesional. Beberapa orang mungkin berpikir ini sedikit kuno tetapi sederhana dan to the point yang sempurna untuk email.

Sign-Off yang Harus Dihindari

Beberapa di antaranya dapat diterima dalam keadaan tertentu tetapi sebagian besar tidak direkomendasikan untuk email formal atau profesional.

1. Terima kasih

"Terima kasih" dan varian bersama dengan garis singgung itu ("terima kasih lagi," "terima kasih!" "terima kasih banyak" dan seterusnya) semuanya terlihat sedikit tidak jujur. Kita semua tidak hanya membaca email dengan sedikit nada sarkastik di kepala kita, tetapi jika Anda mengirim email untuk meminta sesuatu kepada seseorang – alih-alih mengucapkan terima kasih dengan tulus – itu agak menjengkelkan. Menghindari.

2. Hormat kami

Meskipun Anda mungkin telah diajarkan untuk selalu mengakhiri surat – dan dengan demikian email – dengan tulus, jangan lakukan itu. Jika Anda memulai email dengan “Yang Terhormat”, Anda dapat menyelesaikannya dengan “dengan tulus”, tetapi sebaliknya, hindari – bahkan dalam beberapa aplikasi formal.

3. … segera

“Segera bicara”, “segera bicara dengan Anda”, atau bahkan “segera” – meminjamkan sesuatu yang “segera” biasanya membuat Anda ingin berbicara dengan orang itu lagi. Baik jika Anda bermaksud mengirim email tindak lanjut atau bertemu seseorang secara langsung; kurang baik jika Anda tidak memiliki niat untuk berusaha berbicara dengan mereka. Sementara balasan biasa, itu bisa dianggap tidak tulus.

4. Nama Anda

Mengakhiri email dengan hanya sign off terlihat sangat dingin dan tiba-tiba. Kecuali jika itu adalah balasan terakhir ke email di mana Anda telah menjawab pertanyaan dan menerima balasan, yang satu ini tidak akan menyampaikan pesan apa pun selain "Saya sudah selesai berbicara dengan Anda." Jadi, sebaiknya hindari hanya meninggalkan tanda tangan Anda.

5. Inisial Anda

Menandatangani dengan inisial atau inisial pertama Anda sedikit lebih ramah daripada menuliskan nama lengkap Anda, tetapi itu masih sama mendadaknya. Itu juga membuat orang relatif tidak tahu siapa Anda, jadi benar-benar hanya paling baik digunakan jika Anda berbicara dengan seseorang yang sudah Anda kenal dengan cukup baik.

6. Tidak ada

Anehnya, mengakhiri email tanpa apa-apa sama sekali baik-baik saja, tetapi Anda tidak dapat melakukan ini di email pertama Anda. Selalu akhiri email Anda terlebih dahulu dan, karena semakin banyak email yang dikirim secara berurutan, Anda dapat membatalkan formalitas.

7. Dengan hormat

Kaku dan ketinggalan jaman. Hanya bawa yang ini jika Anda mengirim email ke pejabat pemerintah atau seseorang dari pendeta sebagai "milik Anda dengan hormat" adalah standar yang lebih dekat dalam situasi itu.

8. XX [Ciuman]

Kecuali itu anggota keluarga atau teman dekat, Anda tidak boleh melakukan ini. Beberapa hubungan kerja biasa menganggap ini dapat diterima, tetapi itu benar-benar hanya sesuatu yang Anda lakukan dengan seseorang yang sudah Anda kenal dapat melakukannya. Jangan melontarkannya pada seseorang secara tiba-tiba, itu menyeramkan.

9. Terbaik

Balasan ini, bersama dengan "semua yang terbaik" dan "harapan terbaik", akhir yang relatif aman untuk digunakan jika Anda bersikap sopan tetapi informal. Semakin banyak kata yang Anda tambahkan, “harapan terbaik” atau “semua yang terbaik” misalnya, semakin formal sentimennya. Beberapa merasa bahwa "terbaik" dan variannya bisa terlalu berlebihan, tetapi sebagian besar, itu akan membantu Anda dengan baik.

10. Milikmu

"Milikmu", dan variannya ("milikmu benar-benar", "milikmu dengan setia" dan seterusnya) duduk di ujung spektrum yang lebih formal. Seperti halnya "terbaik", semakin banyak kata yang Anda tambahkan, semakin formal jadinya. Namun, "milikmu" memiliki komplikasi lain: banyak yang bertanya-tanya apa yang sebenarnya Anda tawarkan ketika Anda mengatakan "milikmu", dan "milikmu dengan setia" menunjukkan sesuatu yang sangat formal seperti lamaran pernikahan yang akan datang. Menghindari.

11. “Temanmu”

Lihat terkait 8 aplikasi bisnis terbaik di iPhone, iPad, dan Android 6 cara yang didukung sains untuk membuat diri Anda lebih produktif

Yang satu ini bisa membelah banyak orang. Ini agak terlalu formal dan sedikit mendekati "tulus" bagi sebagian orang. Namun, beberapa melihatnya sebagai hal yang wajar, umumnya generasi muda karena kami berteman dengan sebagian besar rekan kami. Kami tidak merekomendasikan mengirim "Teman Anda" ke rekan kerja yang lebih tua atau orang yang memiliki posisi otoritas.

12. Terima kasih banyak!

Bukan hanya tidak profesional, tetapi juga kurang dalam tata bahasa. Bergantung pada penerima Anda, ini bisa baik-baik saja (jika itu adalah email terakhir ke tim dukungan TI Anda setelah mereka memperbaiki masalah Anda misalnya).

14. Salam

Hanya benar-benar dapat diterima jika Anda orang Inggris, jika tidak, tampaknya sedikit menggurui. Hal yang sama juga dapat dikatakan dengan "ta", tetapi "sorak-sorai" umumnya merupakan respons yang disukai yang juga santai dan – bagi kami orang Inggris – dapat diterima dengan baik alih-alih "terima kasih" dan tanda tangan email yang lebih formal.

15. Seperti biasa

Cara yang umumnya disukai untuk mengakhiri email adalah "seperti biasa". Ini mungkin bukan penyelesaian yang ideal untuk kontak awal, tetapi bagus untuk membalas seseorang yang sering Anda ajak bicara melalui email. Itu tidak membawa harapan, konotasi, atau nada untuk dibaca. Itu hanya Anda yang keluar sebagai Anda.

Pertanyaan yang Sering Diajukan

Ada kalanya email yang sempurna dapat memberikan dampak besar pada langkah Anda selanjutnya dalam hidup. Berikut adalah beberapa pertanyaan lagi tentang email sign-off untuk membantu Anda mengirim email yang sempurna.

Apakah sign-off email benar-benar masalah besar?

Ini semua tergantung pada konteks di mana Anda mengirim email. Jika Anda mengirim memo melalui email ke rekan kerja atau beberapa catatan kelas ke teman sekelas, itu mungkin bukan masalah besar. Namun, sign-off email yang salah dapat mengirim pesan yang salah. Misalnya, jika Anda mengirim 'Ya, terima kasih' kepada seseorang yang mencoba membantu Anda, itu bisa dianggap sebagai sindiran atau sarkastis.

Sayangnya, komunikasi berbasis teks tidak memiliki konteks yang berarti mudah bagi penerima Anda untuk mendapatkan ide yang salah. Jadi, waspadalah terhadap bagaimana pembaca Anda akan menerima pesan yang Anda kirim karena, ya, pembaca Anda kemungkinan akan melihat tanda tangan Anda.

Haruskah saya menambahkan tanda tangan?

Sangat! Mencantumkan nama Anda, informasi kontak, dan perusahaan memudahkan penerima Anda untuk merespons Anda di masa mendatang. Belum lagi, tanda tangan diterima secara luas sebagai simbol seseorang yang memahami cara kerja komunikasi email.

Jangan Terlalu Memikirkannya

Jika Anda pernah membaca, dan membaca ulang email penting sebelum mengirimnya, bagian ini berlaku untuk Anda.

Tentu saja, wajar untuk mempertimbangkan kepada siapa Anda mengirim email dan mengapa. Jika ini adalah email penjualan, sebaiknya tinggalkan tanda positif yang juga mendorong tanggapan. Sesuatu seperti "Saya berharap dapat berbicara dengan Anda lebih jauh" sangat ideal di sini. Tapi, frasa itu tidak akan berfungsi dengan baik dalam email belasungkawa misalnya.

Meskipun mungkin menakutkan untuk mengirim email penting, kebanyakan orang umumnya membaca sepintas email mereka dan tidak akan menilai Anda terlalu banyak saat Anda sign-off.